Dasetwas Dokumentaion

DASETWAS ist eine innovative Lösung für Unternehmen, in denen mehrere Mitarbeiter Zugriff auf einen Maschinenpark, Werkzeuge oder andere bewegliche Güter haben, die beim Kunden, im Außendienst, auf der Baustelle oder Hausintern zum Einsatz kommen. Die Inventarisierungssoftware verschafft Ihnen und Ihren Mitarbeitern einen perfekten Überblick über dieses Inventar – und gibt Ihnen die Möglichkeit, schneller zu arbeiten, Kunden noch besser zufriedenzustellen und Kosten für Wartungen oder Reparaturen zu senken.

Weboberfläche

Allgemein

Die Weboberfläche ist über FIRMENDOMAIN.dasetwas.de erreichbar.

Über die Weboberfläche kann das Inventar, Reservierungen, Eigentümer, Status, Wartungseinträge,… verwaltet werden.

Benutzer, Besitzer Typen und Besitzer

dasetwas unterscheidet zwischen Benutzern und Besitzern.

Benutzer sind Benutzerkonten, die es ermöglichen sich an der Verwaltungsobverfläche bzw. in der Mobilen App (per API-Key) anzumelden.

Besitzer sind Personen, Schränke oder Räume die Inventargegenstände besitzen können.
Besitzer und Benutzer lassen sich miteinander verknüpfen.

 Benutzer

Zum Anlegen eines Benutzers, das Menü „Benutzer“ unter dem Punkt Administration aufrufen

Mittels „Benutzer erstellen“, wird ein neues Benutzerkonto erstellt.

In der Sektion Allgemein, sind die Stammdaten des Benutzers einzugeben.
Die Mailadresse muss hierbei einmalig sein.

In der Sektion „Dashboard Einstellung“ kann festgelegt werden, welche Informationskacheln dem jeweiligen Benutzer auf den Dashboard angezeigt werden.

Abschließend muss das initiale Passwort und die Benutzergruppe festgelegt werden.
Benutzer können keine Benutzer anlegen oder die Benutzergruppe ändern.

Besitzer Typen und Besitzer

Besitzer Typen

Besitzer Typen definieren um welche Art von Besitzer es sich handelt. Die Typen Person, Raum und Schrank sind dabei Standard.

Das System unterscheidet grundlegend in zwei Hauptkategorien: Personen und Lagerorte.
Zusätzlich zu den Standard Typen kann z.B. ein Typ Auto und ein oder mehrere entsprechende korrespondierenden Besitzer mit z.B. dem Nummernschild als Namen angelegt werden.

Mittels Funktion „Besitzer Typ erstellen“ können neue Benutzer Typen erstellt werden.

Besitzer

Über den Menüpunkt Besitzer und der Funktion „Besitzer erstellen“ können neue Besitzer angelegt werden.

Die Felder sind wie folgt zu füllen:

• Vollständiger Name: Ist bei einer Person der Name der Person, bei Lagerorten entsprechend die Lagerortbezeichnung
• Besitzer Typ: Ist ein Auswahlfeld und Entspricht den zuvor angelegten Benutzer Typen
• Gehört zu Benutzer: Dieses Feld verbindet den Besitzer 1:1 mit einem Benutzer.
  Bei Personen ist dies zwingend erforderlich!
• Tag: Damit mittels Mobiler App, die Rückgabe an Lagerorte bzw. die übernahme für einen anderen Benutzer erfolgen kann, muss hier ein Tag zugewiesen werden, über den die jeweilige Person oder Lagerort identifiziert werden kann.
• Adressfelder: Die Adressfelder dienen lediglich der Dokumentation und sind optional

Inventar Gruppen

Für die bessere Übersichtlichkeit, besteht die Möglichkeit, Inventar in Inventar Gruppen zusammen zu fassen. 

Zum Anlegen einer Inventar Gruppe ist die Funtion „Inventar Gruppe erstellen“ aufzurufen.

Die Zuweisung des Inventars zu einer Gruppe erfolgt über das Inventar

Inventar Sets

Inventarsets unterscheiden sich grundlegend zu den Inventar Gruppen.

Inventar Sets sind eine Zusammenstellung an Inventar Komponenten die meistens zusammen verwendet werden bzw. nur als Set sinnvoll nutzbar sind. Inventar Sets können beim Reservieren dazu verwendet werden um alle Komponenten innerhalb eines Sets, lediglich durch angabe der Set ID zu reservieren.

Mittels Menüpunmkt „Inventar Sets“ in der Sektion Inventar können vorhandene Inventar Sets eingesehen bzw. angelegt werden.

Zum Erstellen eine Inventar sets ist die Funktion „Inventar Set erstellen“ zu verwenden.
Um ein Inventar Set zu erstellen, ist lediglich ein Kurzname erforderlich. Die Beschreibung ist optional.

Nach der Anlage des Inventar Sets, müssen dem Set die gewünschen Komponenten zugewiesen werden.
Hierzu ist das Entsprechende Set im lesen Modus aufzurufen. Dies erfolt über einen Klick auf die Set ID oder alternativ über das Augen Symbol.

Zum Hinzufügen einer Kompomente, ist in der Sektion „Set Komponenten“ die Funktion „Set Komponenten erstellen“ aufzurufen.

Im nun erscheindenden Dialog muss lediglich das Inventar ausgewählt werden, welches zu dem Set hinzugefügt werden soll.
Sollen weitere Komponenten hinzugefügt werden, ist für die schnellere Eingabe der Button „Erstellen & Weitere(n) hinzufügen“ zu verwenden.

Soll nach der aktuellen Komponetne keine weitere Komponente hinzugefügt werden, kann das hinzufügen von Komponenten über denb Button „Set Komponente erstellen“ abgeschlossen werden.

Inventar Zustände

Jedes Inventar hat einen definierten Zustand.
Standardmäßig sind folgende Zustände vordefiniert:

• OK
• Zu Prüfen
• Deffekt
• In Wartung
• Unvollständig

Mittels des Menüpunkts „Inventar Zustände“ in der Sektion Einrichtung können bestehende Zustände eingesehen bzw. neue angelegt werden.

Um einen neuen Zustand anzulegen sind folgende Felder erforderlich:

• Kurzname: Name des Zustandes (bitte kurz halten)
• Farbe: Wird für die Anzeige auf dem Dashboard verwendet
• Beschreibung (optional)

Tags

Tags sind meist Aufkleber die einen QR Code aufgedrukt haben oder einen NFC Chip enthalten.
Mittels dieser Tags kann das Inventar, ein Lagerort oder eine Person per Mobil oder Desktop App Identifiziert werden.

Je nach verwendetem Etikett gibt es auch kombinationen, ein NFC Etikett mit aufgedrukten QR-Code.

DASETWAS ist bereits technisch so aufgebaut, dass auch andere Tag-Arten hinzugefügt werden können.

Tag Arten

Mittels des Menüpunkts „Tag Arten“ können bestehende Tag Arten eingesegen bzw. neue Arten erstellt werden.

Wartungsarten

DASETWAS bietet die Möglichkeit, Wartungsarbeiten direkt am Inventar zu dokumentieren.
Oftmals werden an ein und dem selben Inventar verschiedene Wartungen durchgeführt.

Um die verschiedenen Wartungsarten dokumentieren zu können, sind diese unter dem Menüpunkt Wartungsarten in der Sektion Einrichtung zu hinterlegen.

Zum Erstellen einer neuen Wartungsart ist die Funktion „Wartungsart erstellen“ aufzurufen.

Reservierungen

Über den Menüpunkt Reservierungen können aktuelle und historische Reservierungen eingesehen bzw. neue Reservierungen erstellt werden.

Grundsätzlich ist es möglich entweder ein einzelnes Inventar oder ein Inventar Set zu reservieren.

Zusätzlich werden folgend Informationen benötigt:

• Start Datum
• End Datum
• Reserviert von (muss nicht dem aktuellen Benutzer entsprechen)
• Erstellt von (wird mit dem aktuell angemeldeten Benutzer vorbelegt)
• Storniert (ist nur im Kontext einer späteren Bearbeitung/Stornierung sinnvoll)
• Anmerkung (optional)

Beim Speichern der Reservierung prüft das System ob bereits eine kollidierende Reservierung vorliegt.

Im Falle einer Set Reservierung werden alle Bestandteile eines Sets geprüft, da jede Komponente in einem Set auch einzeln reserviert werden kann.

Inventar

Das Inventar ist über den Menüpunkt Inventar in der Sektion Inventar verwaltbar.
Die Informationen sind in mehrere Sektionen unterteilt.

Diese sind:

• Allgemein
• Rückverfolgungsinformationen
• Leasing Informationen
• Prüfungen

Nach der Anlage stehen im lese Modus noch folgende Sektionen zur verfügung:

• Wartungseinträge
• Reservierungen
• Status Log

Mittels Funktion „Inventar erstellen“ kann ein neues Inventar erstellt werden.

Allgemein

In der Sektion „Allgemein“ sind die grundlegenden Eigenschaftsfelder des Inventar

Folgende felder stehen hierfür zur verfügung:

• Kurzname*: Anzeigename des Inventars 
• Beschreibung: Möglichst kurze Beschreibung ergänzend zum Kurznamen
• gesperrt: Gibt an ob das Inventar gesperrt ist
• Image: Bild des Inventar
• Kaufdatum: Kaufdatum laut Rechnung/Beleg (ggf. für Garantieauswertungen relevant)
• Status*: gibt den aktuellen Zustand des Inventar an
• Inventargruppe: Inventare können zur besseren Verwaltung einer Inventargruppe zugeordnet werden
• Warenwirtschaft Inventarnr.: Sollte das Inventar z.B. in einem ERP System erfasst sein, kann hier die entsprechende Inventarnnr. hinterlegt werden
• Seriennr.: Seriennr. des Inventars
• Hersteller: Hersteller des Inventars

*Pflichtfeld

Rückverfolgungsinformationen

Die Rückverfolgungsinformationen dienen dazu um ein Inventar via Mobil bzw. Desktop App zu indentifizieren.

Folgende felder stehen hierfür zur verfügung:

• Tag: Verknüpft das Inventar mit einem Tag
• Besitzer: Gibt an wer aktuell der Besitzer des Inventars ist, es empfielt sich hier bei der Anlage den Lagerungsort anzugeben.
  Diese Information wird bei einem Besitzerwechsel im Status Log des Inventars dokumentiert.
• Letzter Scann Breitengrad: Sollte in der Mobilen App die protokolierung von GPS Daten der Übergabeorte aktiviert sein, wird hier der entsprechende letzte Breitengrad dokumentiert. Bei der Anlage kann hier z.B. der Lagerungsort angegeben werden.
  Diese Information wird bei einem Standortwechsel im Status Log des Inventars dokumentiert.
• Letzter Scann Längengrad: Sollte in der Mobilen App die protokolierung von GPS Daten der Übergabeorte aktiviert sein, wird hier der entsprechende letzte Längengrad dokumentiert. Bei der Anlage kann hier z.B. der Lagerungsort angegeben werden.
  Diese Information wird bei einem Standortwechsel im Status Log des Inventars dokumentiert.

Für einen besseren Arbeitsablauf besteht neben der Möglichkeit einnen bereits erstellten Tag auszuwählen, die Möglichkeit über das + Symbol neben den Tag Feld ein Tag direkt bei der Inventaranlage zu erstellen.

Der nachfolgende Dialog muss nach der Auwahl der gewünschten optionen lediglich mit „Tag erstellen“ quitiert werden.
Die erstellte Tag-ID wird anschließend direkt in das Inventar übernommen.

Leasing Informationen

Für Unternehmen die ein großteil ihrer Geräte Leasen sind das Start und Enddatum pro gerät relevant. Diese können in der Sektion Leasing Informationen hinterlegt werden. Geräte mit ablaufenden Leasing werden u.a. auch in einer Dashboard Kachel angezeigt (sofern eingeblendet)

Prüfungen

In der Sektion Prüfung kann ein Datum für die nächste technische bzw. physische Überprüfung hinterlegt werden. Diese Felder sind Optional und müssen nicht gefüllt sein.

Inventar bei denen der jeweilige Stichtag erreicht ist, werden in der jeweiligen Kachel auf den Dashboard angezeigt.

Nachfolgende Sektionen können erst nach den initialen speichern eingesehen bzw. bearbeitet werden.
Hierzu ist das jeweilige Inventar im lese modus zu öffnen.

Der Lesemodus kann über einen Klick auf die Inventar-ID oder über das Augensymbol (weiter hinten in der jeweiligen Zeile) aufgerufen werden:

Wartungseinträge

Reservierungen

In der Sektion Reservierungen können, die aktuelle, zukünftige und historische Reservierungseinträge eingesehen werden.
Zudem besteht die Möglichkeit, direkt eine Reservierung für das aktuelle Inventar zu erstellen.

Status Log

In der Sektion Status Log werden folgende Änderungen festgehalten:

• Status
• Aktueller Benutzer
• Letzter Scann Breitengrad
• Letzter Scann Längengrad

Drucken von Inventaraufklebern / QR-Tags

DASETWAS bringt bei der Auslieferung ein Standardetikett für Inventar und Besitzer mit. Es ist für das Brother Endlosetikett 62mm optimiert. Es sind auch alle anderen Etikettengrößen realisierbar.

Um für ein oder meherere Inventar(e) Etikett(en) zu drucken, sind die gewünschten Inventar(e) per Chckbox am anfang der Zeile auszuwählen. Anschließen ist die Funktion Aktion > „QR-Code Etiketten drucken“ auszuführen.

Der anschließend erscheinende Dialog ist mit „Drucken“ zu quitieren.

Die Weboberfläche generiert nach dem Quitieren ein PDF mit dem ausgewählten Inventar

Dashboard

Pro Benutzer kann festgelegt werden, welche „Kacheln“ jeder einzelne Benutzer auf seinem Dashboard sieht.

Folgende Kacheln stehen standardmäßig zur Verfügung:

• Übersicht Inventarzustand
  Zeigt den Statusmix des Gesamtinventars an. Diese Kachel kann nicht ausgeblendet werden.
• Inventar bedarf Beachtung
  Zeigt Inventar mit Status ≠ OK
• Inventar mit fälliger technischer Prüfung
  Zeigt Inventar bei dem das Datum im Feld „Nächste technische Überprüfung“ <= dem heutigen Datum ist
• Inventar mit fälliger physischer Prüfung
  Zeigt Inventar bei dem das Datum im Feld „Nächste physische Überprüfung“ <= dem heutigen Datum ist
• Inventar mit bald auslaufendem Leasing
  Zeigt Inventar bei dem das Leasing abgelaufen ist bzw in den kommenden 90 Tagen ablaufen wird
• Meine Reservierungen
  Zeigt das Inventar an für das der Benutzer eine aktive bzw. zukünftige Reservierung eingetragen hat
• Systeminformationskachel
  Zeigt entsprechend dem Namen Systeminformationen wie Lizenzinformationen, Systemversion, URL, … an

Apps

Android

In dieser Übersicht, können alle Inventare eingesehen werden, in denen der App-Benutzer dem aktuelle Besitzer des Inventars enspricht	In der Scann Maske kann der Anwender Inventar für sich, für eine Drittperson entgegennehmen oder per Self-Service an einen Lagerort zurückgeben.	In der Einrichtung ist die Server URL sowie der generierte API Key des Benutzers einzutragen.

iOS

In dieser Übersicht, können alle Inventare eingesehen werden, in denen der App-Benutzer dem aktuelle Besitzer des Inventars enspricht	In der Scann Maske kann der Anwender Inventar für sich, für eine Drittperson entgegennehmen oder per Self-Service an einen Lagerort zurückgeben.	In der Einrichtung ist die Server URL sowie der generierte API Key des Benutzers einzutragen.

Download

API

dasetwas Fleetmanagement kann über eine öffentliche API angesprochen werden um z.B. eine Integration in vorhandene System zu ermöglichen.

Die Dokumenation dazu befindet sich jedoch noch im aufbau.